KPI là gì? Xây dựng KPI hiệu quả cho tổ chức?

Đối với những người đi làm, KPI trong công việc có lẽ đã quá quen thuộc. Đây có thể hiểu là chỉ số đánh giá công việc đã hoàn thành trong tháng. Nhưng nếu bạn là người mới bước vào môi trường làm việc, vẫn chưa biết KPI là gì? Vậy để giải đáp những thắc mắc của bạn về KPI, hãy cùng wherepigsflyrestaurant.com tham khảo bài viết dưới đây nhé!

I. Tìm hiểu KPI là gì?

KPI là chỉ số đánh giá công việc trong thời gian nhất định

KPI là từ viết tắt của tiếng Anh Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số đánh giá công việc hay công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc, nhằm phản ánh hiệu quả công việc của một tổ chức, cá nhân hay bộ phận được thể hiện dưới dạng dữ liệu và chỉ số.
KPI thường ở dạng số và đôi khi là định tính. Ví dụ: mục tiêu về số lượng sản phẩm bán được trong tháng, mục tiêu về lượt truy cập trang web mỗi ngày, …

Lợi ích của KPI

KPI đóng vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt:

• KPI giúp các giám đốc điều hành luôn cập nhật về tình trạng của tổ chức của họ như là công cụ để thực hiện và đo lường hiệu quả của các chiến lược thực hiện.
• Đo lường hiệu suất của tổ chức, bộ phận và cá nhân so với các mục tiêu đã đặt ra.
• Hỗ trợ quản lý để đưa ra mức lương và thưởng hợp lý. Điều này giúp thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.
• Giúp nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu công việc của họ. Tìm ra nhiệm vụ nào là quan trọng trước tiên..

II. Các loại KPI hiện nay?

Hiện nay có nhiều cách để phân loại KPI tuy nhiên một trong những cách phổ biến phân loại KPI chính là chia thành KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

1. KPI chiến lược

KPI chiến lược là các chỉ số liên quan đến chiến lược ngắn hạn hoặc dài hạn của công ty. Các thước đo này thường liên quan đến các vấn đề quan trọng như lợi nhuận, thị phần,… ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty. Loại KPI này chỉ được cung cấp bởi các giám đốc điều hành mới có thể nắm rõ được.
Ví dụ: KPI chiến lược – Doanh thu theo số kế hoạch (chỉ tiêu) = 200 tỷ/ năm.

2. KPI chiến thuật

KPI chiến thuật gắn liền với nhiệm vụ cụ thể

KPI chiến thuật là các mục tiêu gắn liền với các nhiệm vụ cụ thể được giao với mục tiêu đạt được KPI chiến lược hoặc mục tiêu chiến lược của công ty. KPI chiến thuật là KPI thấp hơn KPI chiến lược và loại KPI này được thực hiện bởi các cấp thấp hơn trong công ty, chẳng hạn như giám đốc, trưởng bộ phận,…
Ví dụ: KPI chiến thuật – Lượng khách hàng tiếp cận được (Mục tiêu) = 10.000 khách hàng/ năm. Mục tiêu này được giao cho bộ phận Marketing.

III. Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI

Mỗi công ty, doanh nghiệp đều có cách tạo KPI riêng, tuy nhiên vẫn có những tiêu chuẩn hoặc khuôn khổ chung để xây dựng hệ thống KPI. Cùng tham khảo ở phần này nhé!

1. Xác định chủ thể xây dựng KPI

KPI do trưởng bộ phận, trưởng phòng,…tạo ra. Dù đây là người có chuyên môn cao, hiểu rõ mục tiêu và mục tiêu của dự án. Đồng thời, cũng cần hiểu KPI là gì.
Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến ​​từ các bộ phận và cá nhân có liên quan để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.

2. Hiểu rõ chức năng – nhiệm vụ của từng bộ phận

Khi xây dựng hệ thống KPI cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận, dự án ,..để xây dựng được mục tiêu hiệu quả hơn!

3. Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ từng chức danh

Đối với mỗi chức danh nghề nghiệp và công việc, người xây dựng KPI cần nêu rõ một vài trách nhiệm chính mà người chịu trách nhiệm chính cần thực hiện. Những trách nhiệm này tạo cơ sở cho việc tạo KPI. Trong đó cũng nên chỉ rõ nhiệm vụ của từng trách nhiệm.

4. Xác định chỉ số hiệu suất KPIs

Tiêu chí SMART – tiêu chí quan trọng trong xây dựng KPI

• Chỉ số nhóm phòng ban: Dựa trên vai trò và chức năng của từng phòng ban, bộ phận và người xây dựng hệ thống KPI xây dựng các KPI chung cụ thể cho tất cả các phòng ban.
• Chỉ số Cá nhân: Được xây dựng dựa trên các KPI cá nhân theo tiêu chí SMART, chỉ số này được hiểu là Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo được, Attainable  – Có thể đạt được, Relevant – Những yếu tố liên quan, Time-Bound – Giới hạn thời gian.
• Đặt khoảng thời gian đánh giá cho từng chỉ số cụ thể.

5. Xác định khung điểm cho kết quả

Khung điểm thường được chia thành 2 đến 5 giai đoạn, tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc. Cấp càng cao, đánh giá càng khách quan.

6. Đo lường – tổng kết – điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm trên, cuối cùng người quản lý hoặc trưởng bộ phận tổng hợp lại tổng điểm và đưa ra kết luận từ đó điều chỉnh tốt hơn.

IV. Lời kết

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI là gì và nắm được các bước để tạo KPI hiệu quả cho công việc. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ với mọi người nhé! Cảm ơn đã đón đọc!